Hoy en día, en España, es muy difícil encontrar una compañía que realice absolutamente todas sus funciones con personal propio. Ahora lo normal es que se externalicen algunos servicios, dada la alta especialización que existe en muchos sectores. Pero este ecosistema de colaboraciones implica nuevos desafíos, como lo es la gestión de proveedores y contratas. 

Porque lo que sobre el papel parece una simple relación comercial, en realidad esconde una compleja red de obligaciones legales que, de no manejarse de forma adecuada, puede derivar en millonarias sanciones económicas, responsabilidades penales y, lo más importante, accidentes laborales. 

¿Por qué es obligatorio el control de proveedores y contratas? 

Comencemos por aclarar que, en nuestro país, la responsabilidad de una empresa no termina en los límites de su nómina. De hecho, los legisladores han sido muy claros al establecer que la empresa principal es máxima responsable de lo que ocurre en su centro de trabajo, incluso si los implicados pertenecen a una subcontrata. Este deber de vigilancia está contemplado en dos textos legales fundamentales: 

• La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales: la cual establece la obligación de garantizar la seguridad de todos los trabajadores, independientemente de su vinculación contractual, siempre que concurran en un mismo espacio. 
• El Real Decreto 171/2004 sobre Coordinación de Actividades Empresariales (CAE): el cual desarrolla el artículo 24 de la ley anterior y especifica cómo deben interactuar las empresas. Dicho Real Decreto obliga al intercambio de documentación preventiva, a la información sobre riesgos concurrentes y a la vigilancia del cumplimiento por parte de las contratas. 

Es decir, según este marco legal, las empresas españolas están obligadas a intercambiar documentación como seguros sociales, certificados de formación y evaluaciones de riesgos, antes de que cualquier trabajador externo ponga un pie en sus instalaciones. 

La dimensión del problema

Lógicamente, a esta obligación hay que sumarle el problema que implica solicitar, manejar adecuadamente y mantener al día todos estos documentos. Porque una empresa mediana, por ejemplo, puede trabajar fácilmente con 50 contratas diferentes al año. Si multiplicas ese número por los empleados de cada una, las máquinas que utilizan y los documentos de prevención que cada uno debe presentar, el resultado es un gran volumen documental que resulta inmanejable siguiendo los métodos tradicionales. 

De manera que gestionar este todo este proceso a través de correos electrónicos, carpetas compartidas o, peor aún, papel, es una receta para el desastre. Lo más probable es que la falta de control real y la saturación administrativa termine por hacer la organización caiga en incumplimientos. No olvides que aquí, un documento caducado o una formación no acreditada no son solo simples fallos burocráticos, sino potenciales riesgos de sanciones por parte de la Inspección de Trabajo, que pueden ascender a decenas de miles de euros por cada infracción. 

La digitalización como salvavidas

Ante este escenario de creciente complejidad, muchas empresas han recurrido a la tecnología como tabla de salvación. Puesto que las soluciones digitales en la nube, como las plataformas CAE, permiten automatizar todo el proceso, eliminando las tediosas labores manuales, tan propensas al error. 

Una de las plataformas CAE que mayor aceptación ha tenido en nuestro país, y que es considerada por muchos un referente, es la de Dokify, pues la misma está diseñada para automatizar y simplificar la gestión documental, centralizando el intercambio de archivos y el control de accesos. Así, las empresas pueden cumplir fácilmente con la normativa de riesgos laborales sin morir en el intento. 

¿Qué ofrece Dokify y por qué ha revolucionado la coordinación?

La plataforma CAE de Dokify, además de ser un almacén de archivos, es un centro de inteligencia operativa cuyo objetivo es que los responsables de las empresas se olviden de la gestión administrativa y se centren en la seguridad real. 

La misma cumple con funciones tan importantes como: 

Validación y revisión 

Partamos de que uno de los mayores cuellos de botella en la gestión de contratas es la revisión de los documentos. Porque los responsables de la CAE necesitan estar seguros de que un certificado de formación es válido, así como que el seguro de responsabilidad civil está al corriente de pago. Dokify se encarga de revisar cada uno de los documentos por ti. La plataforma valida que los requisitos se cumplen, eliminando así la carga de trabajo y la responsabilidad de interpretación para las empresas. 

Automatización y centralización 

Esta plataforma CAE además permite tener todas las contratas gestionadas en un único lugar y de forma automática. El sistema solicita la documentación necesaria a las empresas, los trabajadores y las máquinas de forma proactiva. Además, Dokify acaba con el olvido de las renovaciones gracias a sus avisos de caducidad, enviando alertas tanto a la empresa principal como a la contrata para que los documentos estén siempre actualizados. 

Panel de control y visibilidad total 

Como si fuera poco, a través de un cómodo panel de control, los responsables pueden monitorizar el estado de cumplimiento de su ecosistema de proveedores. En el mismo se puede ver de un vistazo qué empresas están aptas, qué trabajadores tienen su documentación en regla y qué máquinas pueden operar. Estamos hablando de una acreditación en tiempo real que resulta muy útil a la hora de tomar decisiones rápidas. 

Seguridad y control de accesos en la palma de la mano

Debes saber que uno de los puntos más innovadores de Dokify es la integración del control de accesos mediante lector QR. Con él puedes reducir el riesgo de accidentes y sanciones de forma mucho más fácil. 

• Identidad en tiempo real: al llegar al centro de trabajo, los empleados de la contrata solo tienen que mostrar su código QR. El sistema comprueba instantáneamente si su documentación está en regla y, si falta algo, el acceso se deniega automáticamente. 
• Informes de actividad: además, la plataforma genera informes editables que registran quién ha entrado, cuándo y a qué centro. Esto ayuda a la seguridad y es una herramienta de auditoría invaluable. 
• Control de maquinaria: no solo sirve para controlar a las personas, sino que también garantiza que cada máquina que entra en la planta tiene sus revisiones y seguros al día. 

Beneficios del uso de una plataforma CAE  

Implementar una plataforma CAE como la de Dokify no es solo una cuestión de cumplimiento legal, es, sin duda, una mejora directa en la cuenta de resultados. 

En primer lugar, porque se elimina la gestión manual improductiva. El tiempo que el departamento de PRL o de compras dedicaba a reclamar papeles ahora puede invertirlo en tareas de mayor valor añadido. En segundo lugar, porque se reduce muchísimo el riesgo de responsabilidad solidaria. Recordemos que, en España, si un trabajador de una contrata tiene un accidente y sus papeles no estaban en regla, la empresa principal comparte la responsabilidad. Pero Dokify actúa como un escudo protector ante este riesgo. 

Finalmente, la comunicación con las contratas mejora considerablemente. Al tener un canal único y profesionalizado, las empresas subcontratadas saben exactamente qué se les pide y cuándo, lo que reduce los problemas y mejora la calidad del servicio prestado. 

Por lo que estamos llamados a dejar de ver la gestión de proveedores y contratas como un tema meramente administrativo, y comenzar a dimensionarlo como lo que realmente es: un pilar de la estrategia de riesgos de cualquier empresa moderna. Porque el coste de la inacción es demasiado alto. 

Y la solución pasa por la especialización y la tecnología. Apoyarse en herramientas como la plataforma CAE de Dokify para poder transformar un reto legal en un proceso fluido, seguro y transparente.